Создано 31 декабря 1780 г. на основании указа «Учреждения для управления губерний» от 7 ноября 1775 г.1 Являлось высшим исполнительным органом административно-полицейского управления в наместничестве. Обнародовало законы и указы высших и центральных органов власти, издавало распоряжения местного значения, следило за их исполнением.
Во главе наместнического правления стоял генерал-губернатор (наместник), должностное лицо, наделенное чрезвычайными полномочиями. При нем состояли гражданский губернатор (правитель наместничества), 2 советника, губернский прокурор и стряпчие по казенным и уголовным делам. Наместник был главой администрации и полиции, осуществлял надзор за всем аппаратом управления и суда, чиновниками и сословными органами наместничества.
Указом от 12 декабря 1796 г. «О новом разделении государства на губернии» наместническое правление упразднено с преобразованием в губернское правление. Указы Сената, особые протоколы, журналы заседаний и определения наместнического правления. Материалы об учреждении Пензенского наместничества в его административных границах, об открытии и закрытии присутственных мест в губернии. Штатное расписание городской думы, сиротского суда и городового магистрата г. Пензы за 1792 г. (д.317а). Рапорты присутственных мест и переписка с ними. Сведения о переводе в 1793 г. Пензенской межевой конторы в г. Казань. Описание г. Пензы и уездов. Материалы о фабрично-заводской и винокуренной промышленности, о строительстве и об открытии фабрик и заводов, о питейных домах и торговых лавках, о постройке казенных зданий и почтовых станций, об исправлении почтовых дорог и др. Ведомости об урожае озимых и яровых хлебов, о ценах на продовольствие и фураж, об уравнении и размежевании земель между крестьянами, о спорных землях между владельцами, о сборе с крестьян хлебной подати, о бегстве крестьян от помещиков, сведения о пожарах и происшествиях в губернии, о выдаче планов и межевых книг владельцам на земли, прошения об отводе земли под постройку частных домов. Ведомости о перечислении из одного сословия в другое, о родившихся, бракосочетавшихся и умерших (1781 г.), ревизские сказки на купцов, мещан, дворовых людей и однодворцев (1782 г.), окладные книги на владельческих крестьян. Ведомости о чинах, служащих в присутственных местах наместнического правления за 1784-1785 гг. (д.104), присяжные листы и клятвенные обещания чиновников на верность службе, о представлении чиновников к чинам и наградам, о назначении, перемещении и увольнении от должности, о службе канцелярских служителей казенной палаты и уездных казначейств за 1797 г., список благородных дворян, проживающих в губернии за 1783 г., сведения о князьях и мурзах татарского происхождения за 1784-1785 гг. (д.76) и др. 1 Указ издан 7 ноября 1775 года, определил состав и компетенцию губернских, уездных и городских государственных учреждений России. В дальнейшем сокращенно именуется: указ «Учреждения для управления губерний».


Образовалась в октябре 1801 г. по указу Правительствующего Сената «О восстановлении пяти губерний» от 9 сентября 1801 г. Административно-полицейский орган при губернаторе. Подчинялась Министерству внутренних дел.
Аппарат канцелярии делился на четыре отделения. Первое отделение заведовало обнародованием законов, распоряжений губернатора и губернского правления и осуществляло контроль их исполнения. Через второе отделение губернатор осуществлял руководство полицией, третье – связь администрации с местными судами, и, наконец, четвертое – с финансово-хозяйственными органами.
Присутствие канцелярии состояло из губернского предводителя дворянства, губернского прокурора, председателя казенной палаты, управляющего палатой государственных имуществ.
К делопроизводству канцелярии губернатора принадлежали секретные дела, переписка по обозрению губернии, составление годовых отчетов, дела о дворянских выборах, выдача заграничных паспортов и других срочных видов, производство дел по губернскому по воинской повинности присутствию, по делам печати и др.
Ликвидирована в марте 1917 г.
Книги записи именных высочайших и Сенатских указов, Министерских предписаний. Годовые отчеты губернатора о состоянии губернии и сведения к отчетам, рапорты и ведомости уездных городничих, городской полиции, нижних земских судов, земских начальников, главной соляной конторы, казенной палаты и др. учреждений, о ревизиях присутственных мест губернии.
Формулярные списки губернаторов, чиновников ведомства МВД, полицейских служащих. Сведения о личном составе земских, городских учреждений и мировых судов, городских головах, членов управ, списки землевладельцев, потомственных дворян, предводителей дворянства, мировых судей, земских и городских гласных и др.
Материалы об основании уездных городов и учреждений присутственных мест, городского общественного управления (1883 г.), переписка о введении городового положения в уездных городах губернии (1871 г.). Статистические ведомости о состоянии губернии и статистические описания уездов (1845 г.), ведомости о движении народонаселения и сведения о числе жителей в губернии, о переселении крестьян в другие губернии.
Рапорты и ведомости о податях и недоимках по губернии, о взыскании недоимок и податей с государственных крестьян, о денежных и земских повинностях, о питейном сборе и соляных оборотах.
Материалы о посеве и урожае озимых и яровых хлебов, о ценах на хлеб, о разведении картофеля в Пензенской губернии, о пчеловодстве, о тонкорунном овцеводстве и сведения о конских заводах губернии.
Рапорты и ведомости о состоянии промышленности в губернии, сведения о ежегодной выделке сукон, о введении в губернии закона о фабричной инспекции от 3 июня 1886 г. Переписка о состоянии городского хозяйства в Пензе и уездных городах, об отчуждении земли под строительство железных дорог (1869 г.).
Сведения о судоходных реках губернии и судоходстве на них, о торговле, о ярмарках, об устройстве телеграфа от Москвы до Саратова через Пензу, о топографических и буровых работах, об артезианских колодцах, сведения о типографиях, фотографиях и литографиях.
О розыске в Пензе участников польских восстаний (1830,1867,1894 гг.), о покушении Д.В. Каракозова на Александра II , о запрещении и изъятии из продажи некоторых сочинений Т. Шевченко, Кулеша и Чернышенко-Костомарова, о надзоре за частными собраниями политического характера. Дела о политическом надзоре за Н.П. Огаревым (д.2229), о высылке в Пензенскую губернию ввиду политической неблагонадежности студентов, поляков и др. Сведения о ближайших родственниках декабристов.
Сведения о формировании в губернии новых полков из рекрутов, жалобы крестьян на незаконную сдачу в рекруты, о распределении войск по квартирам. Материалы о волнении среди ратников Пензенского ополчения (1812 г.), об отправлении казаков и калмыков в Пензенскую губернию для усмирения волнений среди ополченцев, о выступлении мастеровых чугуноплавильного завода против заводчика Никонова (1812 г.), документы о волнениях приписных крестьян на Авгорском чугуноплавильном заводе, о волнениях и недовольстве среди крестьян в период проведения реформы 1861 г. (в т.ч. о широко известном Черногай-Кандиевском восстании).
Документы о выступлениях 1905 г.: о волнениях среди железнодорожных рабочих и учащихся учебных заведений, о демонстрациях, о крестьянских выступлениях, о посылке в Пензу воинских команд.
Предписание Министра внутренних дел о разрешении перевести тело М.Ю. Лермонтова из Пятигорска в Чембарский уезд для погребения на фамильном кладбище (1842 г.).
Сведения о числе раскольников, их религиозной деятельности и о разногласиях с православной церковью, о выдаче паспортов паломникам.